Naamloos-1_Tekengebied 1

Hybride vergaderen: fysiek en online gecombineerd

Linkedinblog
Mail-01
hybridevergaderen_blog

De afstandsregels omwille van Corona en de algemene bezorgdheid van veel mensen creëert een lastige periode en dito omstandigheden voor het plannen en voeren van de algemene vergaderingen. De nood aan een soepelere manier van vergaderen is nu extra verhoogd en de technische mogelijkheden om een online optie toe te voegen zijn beschikbaar. In Syndesk trekken wij hiermee de kaart van 'hybride vergaderen’. Voor elke groep van eigenaars of stemhouders kan vergaderd en gestemd worden, waar ze zich ook bevinden. 

Wetgeving inzake (hybride) vergaderen

Een maximale deelname van eigenaars moet te allen tijde gewaarborgd worden. Met of zonder afstandsregels moet elk type deelnemer zowel op zijn eigen comfort als op het vlak van diens technische kennis kunnen participeren. Online vergaderen is een welgekomen hulpmiddel, maar iedereen moet steeds de vrije keuze hebben deze manier van deelname al dan niet te gebruiken. De wetgever verwacht in de gehele rapportage van de AV correcte en overzichtelijke informatie over het hele verloop. Dit niet enkel vanaf het moment van uitnodigen, maar evengoed van elke stemming en het finaal uitschrijven van het proces-verbaal. Hybride vergaderen is daarom de oplossing bij uitstek. 

De essentie van 'hybride vergaderen'

Maar wat betekent hybride vergaderen nu concreet? Het normale fysieke vergaderproces wordt uitgebreid met een online element. Dit gaat zowel over het opzetten van een virtuele omgeving waarbinnen de AV vlot gevolgd kan worden. Bijkomend kan een eigenaar vanaf zijn eigen locatie deelnemen (net zoals een eigenaar dat volledig ter plaatse doet) via een beveiligde weblink. De webtechnologie is hier prima voor handen. Als syndicus kan u mede-eigenaars zoals voorheen blijven ontvangen in een fysieke ruimte met respect voor afstand en voldoende plaats. Vanuit Syndesk kan u zoals steeds de volledige AV ter plaatse voeren zoals u gewend bent. Het verschil zit hem in het feit dat u bij het uitnodigen van de AV aanduidt dat ‘hybride vergaderen’ actief zal zijn. Syndesk zet bijgevolg de nodige stappen. 

Hoe werkt hybride vergaderen in Syndesk

Voor de virtuele omgeving maakt Syndesk gebruik van de ‘Zoom’-technologie. Deze geeft heel wat mogelijkheden voor hybride vergaderen en is een breed geaccepteerde toepassing die iedereen eenvoudig kan gebruiken. Voor elke unieke Zoom-sessie wordt iedere eigenaar automatisch uitgenodigd met een persoonlijke code en unieke verificatie. Dit op het medium zoals gewenst. Op het moment van het hybride vergaderen worden eigenaars met elkaar verbonden in die zin dat online deelnemers zichtbaar worden en dat alle eigenaars in contact zijn met elkaar. Eenmaal een stempunt opgeroepen wordt, krijgen online deelnemers automatisch een keuzevenster beschikbaar waarmee zij stemmen. De eigenaars in de fysieke ruimte geven hun stem via de bestaande beschikbare manieren in Syndesk (manueel via handopsteking, barcode scanning of de draadloze stemkastjes). Als syndicus heeft u te allen tijde vanuit uw dashboard in Syndesk alles onder controle. 

 

Meer weten over hybride vergaderen? Aarzel niet een korte presentatie aan te vragen. 

Ook interessant

content-view-module

Blog

Zo regelt u correct een algemene vergadering

Hoe u deze AV als syndicus het beste aanpakt, overlopen we graag!

Nieuw!

Nieuwe integraties in Syndesk

Extra meerwaarde in Syndesk dankzij de nieuwe integraties met Keypoint en Mail-IT-Wize.

Case

Online vergaderen: het nieuwe normaal?

Lees de klantervaring van Jürgen over het online vergaderen van Syndesk.

Blog

Weg met tijdverlies dankzij digitale verwerking

Verwerk uw facturen eenvoudig via OCR en PEPPOL

Blog

Boekhouden ook van belang voor de syndicus?

Het beheer van mede-eigendom is geen boekhouding, dat klopt. Maar vandaag de dag kan u eigenlijk niet zonder een basis in boekhouding wanneer u actief bent in de syndicusniche.

Nieuw!

Hybride vergaderen: fysiek en online

Hybride vergaderen, een combinatie van fysiek en online. Nu beschikbaar in Syndesk.