100% Digitale factuurverwerking dankzij OCR en Peppol
19/03/2021 - 2 min readDagelijkse praktijk wijst uit dat er heel wat tijdverlies komt kijken bij het verwerken van facturen voor elk gebouw. Het manueel ingeven van details voor een correcte boeking vraagt teveel tijd. Daarbij is elke factuur anders ingedeeld en is het soms zoeken naar de juiste gegevens. Met digitale verwerking via OCR en PEPPOL wordt deze tijdbesteding omgezet in extra tijd voor uw klanten.
Hoe verloopt OCR-scanning?
Het proces van OCR (Optical Character Recognition) bestaat al heel wat jaren. Het betreft het gedetailleerd scannen van documenten waarbij relevante gegevens voor verdere verwerking herkend en digitaal opgepikt worden. Concreet betekent dit dat de typische gegevensvelden van een aankoopfactuur digitaal als veldjes beschikbaar worden.
Het OCR-systeem levert vervolgens een dataset af, wat een softwarepakket vlot kan inlezen en toepassen voor verwerking. Er bestaat heel wat OCR-software, de ene al sterker dan de andere. Opletten dus.
Wat is PEPPOL?
PEPPOL gaat een stap verder en heeft het hele OCR-proces niet nodig. Bovendien heeft PEPPOL een 100% elektronische vorm van documentopmaak. Dit betekent dat een leverancier vanuit zijn boekhoudpakket dergelijke digitale facturen meteen aflevert. Deze xml-dataset bevat alle digitale velden die anders via OCR verkregen moeten worden.
PEPPOL is de toekomst als neutrale EU-standaard voor elektronische facturatie. In Syndesk is het volledig beschikbaar en worden facturen van Engie, Proximus en OCB volledig digitaal binnengetrokken.
Hoe worden OCR of PEPPOL toegpast in syndicussoftware?
Er bestaan verschillende OCR-aanbieders die elk hun eigen methodiek toepassen. Het is belangrijk bij de keuze van syndicussoftware te weten hoe men OCR toepast. Zo hanteren sommige pakketten een goedkope manier van OCR. Dit merkt u als u zelf templates moet aanmaken van elke leverancier, wat betekent dat u uw software zelf eerst moet aanleren hoe het naar elke factuur-indeling moet kijken. Niet handig, onnodig en inefficiënt.
Een andere factor betreft de performantie van de aangeboden OCR-herkenning. Dient u zelf nog ontbrekende gegevens in te vullen en welke verwerkingskwaliteit verkrijgt u dan? Niet onbelangrijk als u maximale efficiëntie nastreeft.
Syndesk garandeert een 100% OCR-verwerking door een combinatie van technische OCR en manuele afwerking om eventueel ontbrekende gegevens te voorzien. Bovendien heeft u geen voorafgaand werk om templates op te maken. U scant vrijwel elke soort factuur in, de software doet de rest.
Doe uw voordeel met digitale verwerking
Uit diverse simulaties bij Syndesk, gebaseerd op gemiddelde tijdsbesteding in aantal verwerkte facturen per uur en de gemiddelde uurkostprijs van een beheerder, doet u al voordeel vanaf 1000 facturen per jaar. U gebruikt OCR wanneer u wenst en krijgt uw verbruik flexibel per maand aangerekend op basis van een creditkost per factuurscan. Facturen die via PEPPOL verwerkt worden, kosten de helft van een credit.
Wil u zelf ervaren hoe OCR-verwerking meteen resultaat oplevert? Wij geven u 100 gratis credits waarmee u in uw Syndesk pakket gedurende één maand kan proberen.
Contact
